Suratpedia.id - Surat Tugas Kerja sangat dibutuhkan oleh karyawan ketika tugas keluar kantor, surat tugas dikeluarkan oleh perusahaan lembaga, instansi swasta maupun lembaga pemerintahan BUMN dan sejenisnya. Surat tugas juga kadang bisa disebut surat jalan.
Pihak perusahaan membuat surat tugas yang memberikan perintah kepada karyawan untuk suatu tugas tertentu. Lokasi yang ditunjukpun beragam. Ada yang masih dalam kota, luar kota, luar pulau bahkan luar negeri.
Ciri-Ciri Khusus Surat Tugas Kerja
Supaya bisa membedakan surat tugas dengan surat jenis lainnya maka, perlu ada perbedaan khusus yang mempunyai ciri karakteristik khusus dari surat tugas lainnya, yaitu antara lain :
- Penulisan surat tugas disusun secara rapih dan berurutan
- tidak mengandung kata ambigu/arti kata ganda
- mengguanakan bahasa yang lugas, sopan, tegas dan jelas
- mudah dimengerti oleh pembaca
- tidak menggunakan bahasa yang non-formal, tetapi menggunakan bahasa formal dan jelas.
- mengandung penjelasan penugasan dari pimpinan perusahaan atau instansi untuk karyawan yang ditugaskan.
Fungsi dan Tujuan dari Surat Tugas Kerja
Berbeda dengan surat kuasa maupun surat lain nya, surat tugas mempunyai beberapa tujuan dan fungsi yang berbeda antara lain adalah :
- DIsaat pandemi covid 19 melanda di tahun 2020, perlu ada nya surat tugas kerja jika ada pemeriksaan, yang diperiksa biasanya surat tugas dan juga ID Card resmi karyawan perusahaan,
- Pendelegasian khusus yang diberikan perusahaan kepada karyawan nya atau dari atasan kepada bawahan. Surat tugas mengandung hukum, sehingga mencegah orang yang tidak bertanggung jawab menyalah gunakan selain surat tugas tersebut.
- Menjadi bukti bahwa karyawan tersebut digugus tugaskan secara sah dari suatu perusahaan, sehingga diizinkan bertugas di luar kantor, di luar kota bahkan di luar negeri ataupun di perusahaan lainnya sebagai vendor.
- Untuk membantu kelancaran tugas pekerjaan karyawan yang diberikan perusahaan, jika berhadapan langsung dengan perusahaan atau klien yang akan dihubungi atau dikunjungi di luar perusahaan.
- Memudahkan birokrasi terhadap masyarakat dan juga pemeriksaan oleh pihak berwajib lainnya.
- Menghindari aksi kejahatan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Format Isi dari Surat Tugas Kerja
Dalam format isi surat tugas ada beberapa hal penting yang mesti ada dalam surat tugas, yang menjadi kewajiban dalam format isi surat tugas yaitu adalah :
- Kop Surat Resmi dari perusahaan atau instansi terkait. Nama jelas perusahaan, alamat, email, no telepon dan logo perusahaan.
- Tempat dan Tanggal dibuatnya surat tugas
- Nomor surat tugas (Sesuai antrian dan kode khusus dari bagian yang mengeluarkan surat), perihal diisi saja surat tugas kerja, lampiran diisi berapa halaman jika ada jika tidak ada bisa diisi minus atau nihil.
- Isi surat yang ditulis dengan bahasa baku dan formal.
- Waktu penugasan, tempat dan detail penugasan kerja.
- Penutup Surat
- Tanda tangan dan nama lengkap pemberi tugas
- Stempel perusahaan atau instansi terkait
Contoh Surat Tugas Kerja
PT ABCD MAJU
Jl. Buana Raya No. 99, Klaten
Email: ptabcd@gmail.com
SURAT TUGAS KERJA
Nomor: 432/PER/IX/2021
Direktur PT ABCD MAJU memberikan Surat Tugas Kerja Kepada:
Nama: Amir Saefuddin
Jabatan: Kepala Bidang Audit
Alamat: Jl. Buana Raya No.99, Klaten
Tujuan: Surabaya
Berangkat: 20 September 2021
Kendaraan: Mobil
Keperluan: Pengauditan berkas cabang surabaya
Demikian surat tugas kerja ini diberikan agar dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
Klaten, 19 September 2021
Tomi Sutejo
Direktur