Contoh Surat Permintaan Data Ke Dinas dan Instansi Pemerintah Beserta Download .Doc Gratis

Suratpedia.id - Surat Permintaan Data dibutuhkan jika seseorang, organisasi atau instansi memerlukan data untuk berbagai keperluan salah satunya adalah untuk data penelitian, audit, studi kasus, syarat pendidikan survey S2 dan lain sebagainya untuk mendapatkan data yang dapat valid dan dapat dipertanggung jawabkan.

Tentunya untuk mendapatkan data yang akan diolah, proses nya sangat tidak mudah, apalagi jika kamu meminta data ke suatu instansi pemerintah, instansi pendidikan, perpajakan, rumah sakit, instansi kependudukan dan lain sebagainya, kamu pasti memerlukan surat permohonan data yang baik dan benar. Kenapa mesti ada surat permohonan? karena untuk mengetahui tujuan permintaan data tersebut.

Bagaimana jika suatu instansi baik itu pemerintah atau swasta atau dtidak mau memberikan data karena alasan keamanan dan sifatnya yang rahasia? Maka kode etik berlaku bahwa kamu harus menghormati intansi tersebut dan memilih instansi yang dapat dipercaya dan menjadi sumber data yang memang kamu butuhkan.

Format dan Prosedur dari Surat Permintaan Data

Ada beberapa poin-poin penting dalam pembuatan surat permintaan data, antara lain adalah :

Kop Surat Resmi dari Instansi atau Sekolah. Jika kamu ingin meminta data untuk kebutuhan penelitan di sebuah sekolah atau instansi non/pemerintah maka silahkan untuk datang dan meminta ssurat pendukung ke pada pihak sekolah atau instansi pendukung dimana ditugaskan. Tentunya akan memperkuta serta mempermudah dalam permintaan data ke suatu instansi dan dapat dipercaya.
Tanggal Surat dibuat, Nomor Surat, Lampiran dan Perihal. Tanggal surat agar dapat diketahui kapan surat dibuat dan diterbitkan. Nomor surat sesuai nomor antrian perngarsipan. Lampiran jika ada tuliskan berapa lembar. Perihal dituliskan judul atau subjek surat.
Kepada Siapa surat ditujukan. Kepada instansi atau dinas apa yang akan kamu tuju, beserta keterangan alamat lengkap. Jika ditujukan kepada seseorang atau yang menjabat maka tujukan surat kepada orang tersebut.
Isi Surat Permintaan. Tulislah nama atau organisasi atau instansi dari mana kamu berasal dan yang mengirim tugas. Jelaskan secara jujur penggunaan nya untuk apa dan juga akan diolah menjadi apa. Tuliskan juga permintaan datanya seperti apa, apakah berbentuk database, wawancara atau observasi dan lain sebagainya. Terakhir, nyatakan bahwa data yang diambil dan diolah akan digunakan sebagai mana mestinya. Jika ada pelaggaran maka, yang meminta data harus siap bertanggung jawab,
Bahasa yang baku dan sesuai kaidah EYD yang baik. Memakai bahasa yang sopan dan formal serta jangan menggunakan bahasa gaul dalam surat permintaan data, yang kesan nya nanti tidak resmi.
Jangan Tulis Tangan. Baiknya kamu memiliki kemampuan dasar komputer/laptop dan juga penulisan yang baik, jika tidak punya bisa ke tempat/jasa pengetikan yang terdekat di tempat fotocopy atau warnet terdekat. Jangan menulis surat dengan tulisan tangan karena jadinya terkesan tidak serius dan tidak resmi.
Fotocopy Surat dan Backup Lebih Dari 1. Ketika terbit surat tersebut, pastikan untuk menyimpan surat dan mengarsipkan nya atau menyimpan nya jika suatu saat surat nya tidak nyampai kepada pihak yang berwenang di pusat dan hanya sampai di Customer Service atau di cabang instansi terkait.