Di materi sebelumnya, kita sudah berhasil membuat surat undangan resmi bagi orang tua siswa magang.
Sayangnya, kita menuliskan format si penerima berupa “bapak/ibu/orang tua/wali siswa”, yang mana kurang begitu profesional!
Bagusnya, kita edit kata-kata tersebut dengan Nama Asli si penerima, sekaligus Alamatnya.
Tentu saja, kita bisa melakukannya secara otomatis tanpa harus diedit satu per satu dengan menggunakan tekhnik Mail Merge Excel ke Word.
Untuk langkahnya, simak caranya berikut ini.
Buat Daftar Nama dan Alamat di Excel
Pertama-tama, kita buat dulu daftar nama dan alamat melalui Microsoft Excel.
Contoh format bisa melihat pada gambar berikut:
Tugas kamu adalah tinggal memasukan nama si penerima beserta alamatnya. Harap jangan salah ya!
Selain itu, kamu pun dapat menambahkan informasi tambahan jika mau, seperti nomor telepon, pekerjaan, usia, dan sebagainya.
Import Excel ke Word
Setelah selesai membuat daftar nama di excel, saatnya kita import data tersebut ke dalam surat yang kita buat minggu lalu di Word.
Caranya adalah sebagai berikut:
- Buka surat undangan di Word yang telah dibuat.
- Klik menu “Mailing”, lalu pilih “Select Recipient > Use an Excisting List…”.
- Lalu klik file Excel berisi daftar nama yang barusan dibuat, dan klik tombol “Open”.
- Pada opsi Select Table, silahkan pilih di sheet mana kamu akan menggunakan datanya. Dikarenakan data yang kita buat hanya memiliki 1 sheet saja, maka tak ada pilihan lain selain memilih sheet tersebut.
- Jangan lupa pula untuk mencentang opsi “first row of data contains column headers”.
- Lalu klik tombol “OK”.
Selamat, data Excel sudah berhasil tersimpan di Word.
Edit Nama dan Alamat
Sekarang kita coba untuk menggunakan data nama dan alamat tersebut agar semuanya teredit secara otomatis.
Caranya:
- Hapus area nama dan alamat, karena kita akan mengeditnya menggunakan nama si penerima dan alamat asli secara otomatis dan masal.
- Untuk memasukan nama, pastikan cursor berada di tempat yang tepat (area nama).
- Lalu masuk lagi ke menu “Mailing”, lalu pilih “Insert Merge Field > Nama”.
- Blok tulisan <<Nama>> tersebut lalu tebali katanya dengan mengklik fitur Bold.
- Untuk memasukan alamat, pastikan cursor berada di tempat yang tepat.
- Lalu masuk lagi ke menu “Mailing”, lalu pilih “Insert Merge Field > Alamat”.
Dari sini saja tugas kita sebenarnya sudah selesai dan tinggal mencetaknya saja.
Preview Untuk Mengeceknya
Tapi ada kalanya kita mesti melakukan pengecekan kalau-kalau ada data yang salah.
Caranya:
- Masuk ke menu “Mailing”, lalu pilih fitur “Preview Results”.
- Maka akan muncul nama dan alamat yang kita masukan barusan.
- Untuk melihat nama lainnya, maka tinggal klik tombol navigasi yang terletak di sebelah kanan Preview Result.
Semisal ada alamat yang salah, maka kamu bisa mengeditnya dengan cara:
- Pastikan file Microsoft Excel kamu sedang tidak dibuka.
- Masuk ke menu “Mailing”, lalu pilih fitur “Edit Recipient List”.
- Lihat ke bagian Data Source, lalu pilih file Excel yang ingin kamu ubah, lalu klik “Edit…”.
- Untuk mengeditnya, silahkan klik dua kali kata yang ingin diedit.
- Kamu juga dapat menambahkan listing baru jika dibutuhkan dengan mengklik tombol "New Entry".
- Jika sudah tak ada yang ingin diedit lagi, silahkan klik “OK” untuk keluar dari windows editor tersebut.
Jika semua data sudah berhasil kamu edit dan pastikan tak ada yang salah, maka saatnya kita mulai melakukan printing.
Cetak Secara Otomatis
Sekalipun dokumen word kita nampak seperti 1 lembar saja, akan tetapi pada saat printing dilakukan maka jumlah halaman akan mengikuti berapa banyak daftar nama yang kita masukan barusan.
Misalnya pada contoh ini kita memiliki 10 nama penerima, maka secara otomatis sistem akan langsung mencetaknya sebanyak 10 halaman dengan nama yang berbeda.
Adapun langkahnya adalah sebagai berikut:
- Masuk ke menu “Mailing”, lalu pilih fitur “Finish and Merge > Print Documents…”.
- Pilip opsi “All” jika kamu ingin mencetak semua nama dan alamatnya.
- Jika ingin mencetak satu saja (nama yang tengah ditampilkan), maka bisa mengklik opsi “Current record”.
- Sementara untuk memilih halaman secara spesifik, maka tinggal opsi pilih “From”, dan masukan dari halaman mana sampai halaman mana kamu ingin mencetaknya.
- Jika sudah, tinggal klik tombol “OK”.
Dan selamat, semua surat undangan sudah tercetak semuanya dengan menggunakan nama dan alamat yang berbeda.