Cara Menulis Surat Resmi di Word - Ternyata Gampang Banget!

Di materi sebelumnya, kita sudah menentukan format baku dan formal untuk membuat surat di Microsoft Word.

Sekarang, kita bahas isinya ya!

Setidaknya, ada beberapa aturan baku yang wajib kita ikuti agar surat nampak profesional.

Dan aturannya tersebut adalah sebagai berikut:

Buat Kop Surat

Kop surat ini berisi nama perusahaan, detail perusahaan, alamat, dan kontak yang bisa dihubungi.

Well, cara membuat kop surat ini sudah dibahas di artikel sebelumnya tentang format menulis surat di Word. Tinggal di baca lagi saja.

Tanggal dan Subjek

Tepat di bawah kop surat, pastikan kamu memasukan tanggal dengan format: Kota, tanggal-bulan-tahun. Posisi tanggal bisa ditempatkan di kanan atas.

Kemudian disusul dengan subjek yang memasukan informasi seperti:

  • Nomor. Berisi nomor urut dari surat yang kita buat agar memudahkan pada saat proses dokumentasi.
  • Lampiran. Memberikan informasi mengenai lampiran surat.
  • Hal. Subjek atau judul surat yang mewakili keseluruhan informasi dalam beberapa kata.

Contohnya bisa dilihat pada surat undangan bagi orang tua atau wali siswa magang berikut:

Sayangnya, ada beberapa intansi yang memutuskan untuk tidak menggunakan subjek tersebut, yang padahal sudah menjadi salah satu bagian yang tak boleh kita lewatkan – terutama untuk perusahaan besar.

Nama Penerima

Setelah mengisi tanggal dan subjek, barulah menyebutkan kepada siapa surat tersebut akan dikirimkan.

Formatnya bisa dengan menggunakan aturan berikut:

Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Orang Tua/Wali Siswa Magang
Di
Tempat

Lokasinya sendiri bisa kamu tempatkan di bagian kiri atau kanan, tergantung preferensi masing-masing.

Pada contoh gambar di atas, kita menempatkannya di area kiri.

Kata Pembuka dan Isi Surat

Kata pembuka ini menjadi salah satu formalitas paling wajib untuk kamu masukan.

Adapun kalimatnya bisa menyesuaikan dengan nama si penerima. Misalnya:

  • Assalamualaikum, bagi yang muslim.
  • Salam Sejahtera, bagi umat Nasrani.
  • Om Swastyastu, bagi umat Hindu.
  • Dengan Hormat, bisa digunakan oleh siapa saja.

Di paragraf berikutnya, barulah kita masukan isi surat yang terdiri dari 1 hingga 3 kalimat saja.

Pastikan untuk tidak bertele-tele dan dengan gaya tulisan baku dan bahasa yang sopan.

Adapun isi kalimat tersebut berupa:

  • Kalimat pertama biasanya berisi tentang ajakan atau undangan itu sendiri.
  • Kalimat kedua biasanya berisi “tujuan” dari undangan itu sendiri.

Nampak pada contoh di atas terlihat jelas bahwa kalimat pertama kita mengajak kepada orang tua siswa magang untuk ikut rapat.

Kemudian disusul di kalimat kedua yang berisi detail atau tujuan diadakannya rapat tersebut.

Waktu dan Tempat

Sertakan pula waktu dan tempat diadakannya rapat tersebut agar si penerima tidak kebingungan mengenai kapan dan dimananya.

Misalnya, kita bisa menggunakan format seperti:

  • Hari/Tanggal. Berisi hari, tanggal, bulan, dan tahun secara komplit.
  • Waktu. Jam dimulai hingga selesai.
  • Tempat. Sebutkan tempatnya.

Contohnya pada gambar berikut:

Dengan begitu, si penerima diharapkan mampu meluangkan waktunya di hari tersebut.

Kata Penutup dan Tanda Tangan Pengirim

Kata penutup ini bisa berisi berupa “Harapan” dari si pengirim untuk si penerima.

Misalnya pada contoh surat undangan ini kita berharap bahwa si penerima surat dapat hadir pada rapat di waktu dan tempat yang telah kita cantumkan.

Jangan lupa ucapkan terima kasih atas waktu si penerima untuk membaca surat dari kita.

Terakhir, masukan detail kita sebagai pengiriman dengan format:

  • Jabatan kita di organisasi atau perusahaan.
  • Kolom tanda tangan.
  • Nama dan titel.
  • NIP jika ada.

Buat rata tengah semua format di atas, blok tulisan dari jabatan hingga NIP, lalu geser indent kiri ke sebelah kanan hingga mencapai sekitar 3,5 cm (atau sesuaikan saja).

Dan surat resmi via Microsoft Word pun selesai dibuat!