Membuat surat di Microsoft Word itu memiliki aturan tersendiri, terutama dari sisi pengaturan dan format.
Faktanya, format surat ini sudah menjadi aturan baku yang wajib kita ikuti.
Sekalipun hanya masuk ke dalam sisi formalitas, akan tetapi orang bisa tahu apakah surat tersebut dibuat oleh profesional atau tidak?
Karena seperti yang kita tahu, penampilan menjadi hal pertama yang orang lirik.
So, kita bahas format menulis surat di Microsoft Word yang baik dan benar sesuai aturan yang ditetapkan.
Ukuran Kertas
Langkah pertama adalah dengan menentukan terlebih dahulu ukuran kertas surat serta jarak antara pinggiran kertas dengan tulisan.
Alasannya sederhana, agar surat kita bisa dengan mudah didokumentasikan oleh si penerima jika mereka ingin menyimpannya dalam bentuk berkas.
Adapun ukuran kertas yang diwajibkan untuk digunakan adalah F4.
Untuk mengubahnya bisa melakukan langkah berikut:
- Masuk ke menu “Layout” lalu klik “ikon panah” yang terletak di Page Setup.
- Lalu atur marginnya seperti ini: Top: 2, Bottom: 2, Left: 3, Right: 2.
- Lalu masuk ke tab Paper, lalu pilih format F4.
- Jika tidak ada pilihan F4, silahkan masukan ukurannya secara manual dengan ukuran Width: 21.58 cm, dan Height 33.02 cm.
- Lalu klik tombol “OK”.
Pada pengaturan margin di atas, hanya Left yang diberi angka 3 cm. Ini dimaksudkan agar jika si penerima surat ingin membukukan dokumen tersebut, maka isi tulisan tak terhalangi oleh alat penjepit, clipper, dan sebagainya.
Ukuran Huruf dan Jenis Font
Ada banyak jenis huruf yang bisa kamu gunakan untuk pembuatan surat format pada Microsoft Word. Diantaranya:
- Times New Roman
- Arial
- Helvetica
- Century Gothic
Dan huruf formal lainnya.
Sementara untuk ukuran huruf biasanya tergantung dari intansi atau organisasi masing-masing.
Namun jika kamu ingin bermain aman, maka disarankan untuk menggunakan ukuran huruf 12 pixel saja.
Adapun langkahnya adalah sebagai berikut:
- Pada menu “Home”, pilih dropdown menu yang terletak di area Font.
- Silahkan pilih jenis font resmi apa yang ingin kamu gunakan (gunakan salah satu yang disebutkan di atas).
- Tepat di sebelah dropdown menu font, terdapat ukuran yang bisa kamu ganti. Silahkan isi menjadi 12 pixel.
Selamat, sekarang format tulisan kamustelah berubah menjadi versi resmi.
Membuat Kop Surat yang Profesional
Langkah ketiga ada dengan membuat kop surat yang berisi logo, nama perusahaan, dan alamat perusahaan kita.
Ada pula beberapa aturan dan format yang mesti kamu ikuti.
Langkahnya adalah sebagai berikut:
- Tulis nama perusahaan atau intansi lengkap dengan alamatnya. Contohnya gambar di bawah.
- Blok semua teks, kemudian pindahkan ke tengah dengan mengklik align “Center” pada box Paragraph.
- Blok lagi nama perusahaan dan detailnya (alamat jangan dibawa), kemudian jadikan tulisannya menjadi tebal dengan mengklik ikon “B” di area Font.
- Jangan lupa perbesar ukurannya menjadi 16 pixel.
- Blok lagi semua tulisannya, lalu geser left indent ke sebelah kanan sekitar 2,5-3 cm. Area kosong ini nantinya akan kita isi dengan logo perusahaan kita.
- Klik menu “Insert” lalu pilih “Picture”, disambung dengan mengklik “This Device”.
- Masuk ke folder tempat kamu menyimpan gambar logo. Jika sudah ketemu, silahkan pilih gambar tersebut lalu klik tombol “Insert”.
- Setelah gambar berhasil terupload, silahkan klik gambar tersebut hingga terdapat tanda kotak di sekeliling gambarnya.
- Masuk ke menu “Picture Format” dan klik dropdown menu “Wrap Text”, disusul dengan memilih format “in front of text”.
- Sekarang, kamu bisa dengan bebas memindahkan gambar tersebut ke area manapun. Tinggal tempatkan saja di area kosong tepat di sebelah nama perusahaan.
Apakah beres sampai sini?
Belum! Masih ada satu lagi format yang harus kamu ikuti… yaitu
Masukan Border and Shading
Sederhananya, border ini akan menjadi pembatas antara isi surat dan nama perusahaan kamu.
Langkahnya:
- Tempatkan cursor di bawah alamat dan nama perusahaan.
- Masuk ke menu “Design”, lalu klik fitur “Page Border”.
- Klik tab Borders, lalu pilih style dua garis dengan gaya atas besar bawah kecil.
- Hilangkan border di ketiga sisi, yakni kiri, kanan, dan bawah dengan cara mengklik kiri pada border yang ingin dihilangkan.
- Terakhir klik tombol “OK”.
- Dan selamat, border kop surat telah berhasil kamu tambahkan.
Sementara untuk isi dari suratnya kita bahas di materi depan ya!