Surat bisnis itu ada banyak loh, dimulai dari penawaran hingga penagihan!
Namun dari sekian banyaknya variasi surat bisnis tersebut, jenis penawaran dan pengaduan adalah paling banyak digunakan.
Maka dari itulah, pada contoh surat bisnis kali ini kita coba untuk membuat pengaduan barang yang tak kunjung sampai untuk orang bule menggunakan bahasa Inggris.
Adapun langkahnya adalah sebagai berikut:
Masukan Informasi Kontak Kita
Berbeda dengan surat bisnis dalam bahasa Indonesia, orang bula jarang banget menggunakan kop surat.
Mereka biasanya akan langsung memasukan detail nama si pengirim. Bahkan nama ini bisa kita jadikan kop surat bisnis itu sendiri.
Informasi kontak ini meliputi nama lengkap, nomor telepon, alamat email, kota, kode pos, dan negara.
Buat rata tengah jika informasi kontak ini ingin kamu jadikan kop surat.
Contoh formatnya seperti ini:
[nama depan] [nama belakang], [gelar atau sertifikasi jika ada]
[nomor telepon] | [alamat email] | [kota], [negara], [kode pos]
Informasi kontak ini akan langsung memberitahukan kepada si penerima dari siapa mereka mendapatkan surat bisnis tersebut.
Masukan Tanggal
Setelah selesai memasukan informasi kontak di kop surat, saatnya memasukan tanggal yang terletak di pojok kiri atau kanan atas.
Formatnya:
[bulan] [tangga], [tahun]
Contohnya terlihat pada gambar di bawah.
Ingat ya, jangan sampai kebalik antara bulan dan tanggal. Kemudian berikan tanda koma sebelum tahun.
Masukan Informasi Kontak Penerima
Tepat di bawah tanggal, masukan pula informasi kontak si penerima. Posisinya bisa kamu tempatkan di rata kiri.
Formatnya seperti ini:
[nama depan penerima] [nama belakang peneriman], [gelar jika ada]
[nomor telepon] | [alamat email] | [kota], [negara], [kode pos]
Contohnya:
Penting!
Khusus untuk si penerima yang tinggal di Amerika Serikat, maka nama negara biasanya diganti dengan nama Negara Bagian. Misalnya Arizona, Los Angeles, Ney York, dan sebagainya.
Salam Pembuka
Sama halnya seperti surat bisnis dalam bahasa Indonesia, kita pun wajib memaskan salam pembuka pada surat bisnis kita.
Intinya tidak boleh langsung to the point.
Selain contoh pada gambar di atas, kamu pun bisa menggunakan beberapa salam pembuka berikut:
- Dear [nama depan dan nama belakang]
- Dear [[Ms., Mrs., Mx. atau Mr. nama belakang]
- Dear [nama depan] (gunakan jika kamu sudah memiliki hubungan erat dengan si penerima).
- To whom it may concern, (digunakan jika kamu tak tahu nama si penerima atau membuat surat masal).
Salam pembuka yang berisi nama penerima ini akan membuat surat bisnis kita menjadi terasa lebih personal.
Isi Surat
Setelah melakukan salam pembuka, berikan sedikit pembuka lalu masuk ke pembahasan, dan disusul oleh penutup.
Kita bisa menggunakan 3 buah paragraf pada isi surat seperti:
- Paragraf 1: Pembukaan
- Paragraf 2: Maksud dan Tujuan
- Paragraf 3: Penutup dan Harapan
Kuncinya hanya dua, yakni tidak berbasa-basi dan mudah dimengeri.
Salam Penutup
Penutup surat dan salam penutup itu beda ya!
Salam penutup itu biasanya diletakkan tepat di atas tanda tangan kita. Posisinya bisa kamu tempatkan di pojok kanan bawah.
Beberapa salam penutup yang bisa kamu gunakan diantaranya:
- Respectfully yours,
- Respectfully,
- Cordially,
- Sincerely,
- Yours sincerely,
- Thank you,
Silahkan pilih sesuai preferensi masing-masing. Semuanya terdengar formal dan sopan kok!
Tanda Tangan
Tepat di bawah salam penutup, berikan ruang kosong untuk membuat tanda tangan.
Nah, di bawah tanda tangan tersebut masukan lagi nama kamu dengan format yang sama seperti pada kop surat, yakni berisi nama depan, nama belakang, dan gelar (jika ada).
Selesai deh!
Gampang kan?