Di dalam dunia bisnis yang profesional, kita gak bisa serta merta masuk ke percakapan. Di saat yang bersamaan, kita pun tak boleh banyak basa-basi!
Biar kamu tak salah langkah dalam membuatnya, kita coba bikin contoh surat bisnis yuk!
Sehingga apapun tujuan kamu, maka bisa menghasilkan kesuksesan dengan klien atau calon pelanggan.
Surat bisnis sendiri bisa kita bagi ke dalam beberapa bagian, diantaranya:
- Surat perjanjian atau faktur.
- Surat pemintaan langsung.
- Surat permintaan informasi rutinan.
- Surat pengaduan.
- Surat undangan.
- Surat penawaran atau pesanan.
- Surat permintaan kredit.
- Dan masih banyak lagi.
Namun meskipun berbeda-beda, semua surat hampir memiliki format yang sama, yang mana akan kita bahas secara lebih detail berikut ini.
1. Masukan Kop Surat
Pertama-tama, kita wajib memasukan kop surat sebagai jati diri dari perusahaan atau bisnis kita.
Untuk membuat kop surat bisnis sudah dibahas di materi sebelumnya tentang format word surat ya!
2. Tanggal Surat
Tanggal surat ini ditujukan agar pembaca tahu kapan surat bisnis tersebut dibuat. Selain itu, kita pun nantinya dapat dengan mudah dibukukan dan tak acak-acakan.
Format tanggal suratnya sendiri biasanya seperti gambar di bawah ini.
Pastikan pula kamu memasukan nama daerah atau kotanya ya!
3. Subjek Surat
Subjek surat ini akan memberitahukan kepada pembaca mengenai isi surat secara keseluruhan dalam beberapa kata saja.
Subjek surat ini biasanya berisi:
- Nomor
- Lampiran
- Hal
Penggunaan nomor akan memudahkan kita untuk pembukuan biar gampang dilacak jika suatu hari terjadi sesuatu dengan si klien.
Kemudian lampiran ini biasanya berisi informasi mengenai dokumen tambahan yang dilampirkan (itu pun jika ada). Jika tak ada, boleh dikosongkan.
Sementara Hal digunakan untuk memberikan informasi singkat mengenai isi surat secara keseluruhan. Dengan begitu, si penerima surat akan langsung tahu ke arah mana pembicaraan akan berlanjut.
4. Masukan Nama Penerima Surat
Dengan memasukan nama penerima surat, maka kesan kita terhadap mereka akan nampak lebih personal.
Biar lebih mudah, kamu pun bisa menggunakan tekhnik Mail Merge menggunakan Excel ke Word.
Format nama penerima surat tersebut biasanya berisi:
- Nama dan jabatan (jika ada).
- Lokasi tempat tinggal si penerima surat.
Misalnya pada gambar di bawah ini ya!
Menebalkan tulisan tebal hanya opsional. Silahkan sesuaikan dengan preferensi masing-masing.
5. Isi Surat
Isi surat ini haruslah diawali dengan salam pembuka satu atau dua kalimat saja.
Kemudian disusul dengan maksud kamu mengirimkan surat bisnis tersebut tanpa harus banyak berbasa-basi lagi.
Semakin to the point, maka akan semakin bagus.
Misalnya terlihat pada gambar di bawah ini:
Kemudian beberapa contoh salam pembuka lainnya adalah sebagai berikut:
- Surat Perjanjian. Yang bertanda tangan di bawah ini… yang mana kedua belah pihak sepakat untuk mengadakan hutang piutang.
- Surat Permintaan. Sehubungan dengan kebutuhan dari perusahaan kami yang terus meningkat… PT. Surat Pedia mengajukan permohonan agar PT. Osteomedia menyanggupi untuk menjadi pemasok…
- Surat Pengaduan. Kami telah mengajukan klaim asuransi terhadap mobil Ferrari kantor PT. Surat Pedia yang mengalami kecelakaan.
- Surat Undangan. Sehubungan dengan PT. Surat Pedia yang akan melaksanakan acara meet and great ke-11, maka dengan ini mengundang…
- Surat Penawaran. Menanggapi surat permintaan daftar produk beserta harga yang saudara kirimkan…
Untuk masing-masing jenis surat nanti akan dibahas di postingan terpisah ya!
6. Salam Penutup
Salam penutup ini haruslah berisi harapan kepada si pembaca untuk memenuhi apa yang kita minta atau tuliskan dalam isi surat.
Namun harus tetap sopan dan profesional ya!
Contohnya…
Singkatnya, jangan terlalu to the point.
7. Nama dan Jabatan Pengirim Surat
Jika kop surat berisi informasi organisasi atau perusahaan kita, maka nama dan jabatan yang terletak di akhir surat haruslah berisi nama kita sebagai penulis surat, jabatan, dan tanda tangan.
Dengan begitu si penerima surat bisa tahu orang yang mengirimi mereka surat sehingga akan nampak jauh lebih personal.