Kamu mungkin pernah bingung cara membedakan antara surat biasa dengan ciri surat dinas dari segi bentuk.
Untungnya, ada trik dan tips yang bisa kamu gunakan agar dapat mengetahui yang mana surat dinas dan yang bukan.
Dengan mengetahui ciri surat dinas dari segi bentuk tersebut, maka diharapkan kamu gak akan salah lagi dalam mengkategorikan dan mendokumentasikan surat yang datang, terutama jika kamu bekerja di kantor pemerintahan.
Nah, ciri-cirinya sendiri adalah sebagai berikut:
- Kepala Surat
- Nomor Surat
- Tanggal Surat
- Lampiran
- Hal Surat
- Pembukaan Surat
- Isi Surat
- Penutup Surat
Penasaran kan? Yuk kita bahas lebih lanjut lengkap dengan cara membuat dan contohnya.
Kepala Surat
Kamu bisa langsung tahu darimana surat tersebut berasal. Jika surat tersebut dikirimkan oleh kantor pemerintahan, maka kemungkinan besar itu adalah surat dinas.
Kepala surat juga seringkali disebut sebagai kop surat. Untuk cara membuatnya sudah aku jelaskan panjang lebar di materi sebelumnya ya!
Sementara dari segi formatnya biasanya berisi logo, nama intansi pemerintahan, alamat, nomor telepon, faksimili, hingga email.
Nomor Surat
Tepat di bawah kop surat dan diletakkan di pojok sebelah kiri, nomor surat ini biasanya akan muncul.
Nomor surat ini haruslah diisi oleh intansi pemerintahan tertentu karena harus memiliki nomor unik yang mengikuti format yang telah ditetapkan.
Meskipun gak bisa secara langsung mencirikan sebagai jenis surat resmi, namun nomor surat dinas ini gak bisa sembarangan kita isi loh!
Tanggal Surat
Tanggal surat biasanya sejajar dengan nomor surat di atas. Bedanya, tanggal surat berada di pojok kanan atas tepat di bawah kop surat.
Sehingga posisinya berseberangan dengan nomor surat di atas.
Tanggal surat tersebut biasanya memiliki format berupa tempat, tanggal, bulan, dan tahun penulisan surat tersebut dilakukan.
Gunanya adalah agar memudahkan dalam dokumentasi dan pelacakan suatu hari nanti.
Tanggal surat juga bisa digunakan untuk mengetahui apakah informasi dari dinas tersebut sudah kadaluarsa atau belum?
Lampiran Surat
Lampiran dalam surat dinas juga bisa menjadi bagian penting dari surat yang bisa berupa dokumen atau informasi tambahan yang disertakan bersamaan dengan surat dinas.
Lampiran ini berfungsi untuk memberikan informasi yang lebih lengkap dan jelas terkait dengan isu atau topik yang dibahas dalam surat dinas.
Contohnya, jika surat dinas tersebut berisi instruksi untuk melakukan peninjauan proyek pembangunan jalan, maka lampiran yang disertakan bisa berisi rencana proyek, gambar-gambar rencana pembangunan, anggaran biaya, atau dokumen lain yang dibutuhkan untuk memudahkan pekerjaan.
Sederhananya, jika ada lampiran surat, maka dokumen yang akan dikirimkan pasti akan berjumlah lebih dari satu.
Hal Surat
Dari pojok kanan kita kembali ke pojok kiri ya! kali ini kita mesti memasukan lampiran.
Dari sini, ciri dari surat dinas akan terlihat lebih jelas karena biasanya si pengirim memberikan insight atau kisi-kisi mengenai alasan surat tersebut dikirimkan.
Misalnya, surat dinas tersebut bisa berupa surat perintah, undangan, pemberitahuan, dan sebagainya.
Pembukaan Surat
Sama halnya seperti surat resmi pada umumnya, surat dinas juga haruslah berisi pembukaan surat yang formal dan super sopan.
Pembukaan ini biasanya merujuk kepada si penerima yang bisa diawali oleh kata “Kepada Yth.” atau “Kepada,”.
Isi Surat
Sementara isi surat mesti diatur dalam beberapa paragraf dan gak bertele-tele.
Bahkan beberapa jenis surat akan mencantumkan format bullet atau numbering untuk kebutuhan tertentu.
Misalnya pada gambar di atas! Format numbering digunakan untuk memberitahu mengenai waktu, tempat, dan jenis acara.
Penutupan Surat
Terakhir, surat haruslah ditutup dengan ucapan terima kasih dan harapan dari si pembaca.
Entah itu dari sesama rekan di dinas atau bahkan dari atasan ke bawahan, formatnya biasanya sama.
Terahir jangan lupa lihat siapa yang memberikan tanda tangan serta namanya! Mungkin saja pejabat penting yang selama ini kamu idolakan.
Contoh Surat Dinas Undangan Rapat Kerja
PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT
DINAS PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN BOGOR
Jl. Pajajaran No. 42 Gunung Gede, Bogor, Jawa Barat
Email: admin@surat-pedia.com Web: https://surat-pedia.com
Bogor, 30 Januari 2023
Nomor : 123/UN-PEMUDA/II/2023
Perihal : Undangan Rapat Kerja
Lampiran : -
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala Seksi Pemuda dan Olahraga
di Kantor Pemuda dan Olahraga Kabupaten Bogor
Dalam rangka mempererat hubungan dan meningkatkan kinerja serta koordinasi antara seksi dengan kepala desa, maka kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat kerja yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal : Sabtu, 25 Februari 2023
Waktu : 13.00 WIB
Tempat : Aula Kantor Kepala Desa Bogor
Agenda rapat kerja adalah membahas tentang program kerja dan rencana aksi yang akan dilaksanakan oleh seksi pemuda dan olahraga bersama dengan pihak kepala desa.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.
Kepala Dinas Pemuda dan Olahraga
Raden Kanjeng