Jika berbicara masalah surat menyurat, maka surat dinas resmi menjadi salah satu yang ada pada posisi teratas secara hierarki.
Bagaimana tidak, selain formatnya sudah ditentukan dan tak dapat diubah seenak jidat, juga bahasa yang digunakan sangatlah terkesan kaku dan resmi, serta membutuhkan tanda tangan dari pejabat yang berwenang.
Tapi sebelum kita bahas cara membuat dan formatnya, ketahui dulu apa itu surat dinas resmi?
Apa Itu Surat Dinas Resmi?
Surat dinas resmi merupakan dokumen yang diterbitkan oleh pemerintah atau perusahaan yang digunakan untuk menyampaikan pesan atau instruksi yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan.
Surat dinas resmi tersebut sering digunakan untuk menyampaikan perintah kerja, pemberitahuan, persetujuan atau pernyataan resmi.
Dan yang terpenting…
Surat dinas resmi ditulis dengan bahasa resmi dan diterbitkan dengan menggunakan format yang ditentukan.
Surat dinas resmi kemudian akan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan memiliki nomor surat yang diterbitkan oleh kantor yang bersangkutan.
Alhasil, bukan kita yang membuat nomor surat tersebut, melainkan langsung dari pemerintah melalui kantor tempat kamu menyetorkan surat tersebut.
Jenis Surat Dinas Resmi
- Surat Perintah: Surat yang digunakan untuk memberikan perintah kerja atau instruksi.
- Surat Pemberitahuan: Surat yang digunakan untuk memberikan pemberitahuan atau informasi.
- Surat Persetujuan: Surat yang digunakan untuk memberikan persetujuan atau izin.
- Surat Pernyataan: Surat yang digunakan untuk memberikan pernyataan resmi.
- Surat Pertanggungjawaban: Surat yang digunakan untuk menyampaikan laporan atau pertanggungjawaban dari pelaksanaan tugas atau proyek.
- Surat Pertanyaan: Surat yang digunakan untuk mengajukan pertanyaan atau permintaan informasi.
- Surat Pernyataan Resmi: Surat yang digunakan untuk memberikan pernyataan yang resmi, seperti surat keterangan atau surat pernyataan.
- Surat Permohonan : Surat yang digunakan untuk meminta sesuatu dari pihak lain.
Dikarenakan jenis surat dinas resmi itu ada banyak, nanti kita coba bahas satu per satu di halaman terpisah ya!
Pada artikel kali ini kita hanya akan mencoba membuat contoh surat dinas resmi perintah saja.
Cara Membuat Surat Dinas Resmi Perintah
Format surat dinas resmi perintah umumnya terdiri dari beberapa bagian, diantaranya:
- Bagian Pembuka: Terdiri dari alamat pengirim, nomor surat, tanggal, dan perihal.
- Bagian Isi: Terdiri dari perintah yang akan diberikan, detail tugas yang harus dilakukan, serta batas waktu yang ditentukan.
- Bagian Penutup: Terdiri dari tanda tangan dan nama dari pejabat yang mengeluarkan surat, serta stempel dari kantor yang bersangkutan.
Tapi perlu diingat…!
Fomat di atas hanyalah contoh, sheingga bisa saja berbeda sesuai dengan kebiasaan dan peraturan yang berlaku di kantor tempat kamu bekerja atau bertugas.
Contoh Surat Dinas Resmi Perintah
Misalnya, Sekretaris Kementerian Sosial Bapak Haryanto ingin memberikan surat dinas resmi perintah kepada Ibu Rini sebagai Kepala Dinas Sosial terkait bantuan gempa Cianjur.
Adapun contoh isinya adalah sebagai berikut:
NB: Surat ini merupakan contoh saja dan mungkin tidak sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada institusi pemerintah maupun kementerian yang sebenarnya.
Pentingnya Surat Dinas Resmi Perintah
Surat dinas resmi perintah merupakan salah satu jenis surat dinas yang digunakan untuk memberikan perintah atau instruksi kepada rekan kerja atau anak buah.
Misalnya pada contoh diatas…
Terlihat jelas bahwa secara hierarki, Kementrian Sosial lebih tinggi jabatannya daripada Dinas Sosial.
Dengan kata lain, contoh surat dinas resmi perintah di atas dibuat dari atasan kepada bawahan.
Surat ini sangat penting karena dapat digunakan sebagai bukti resmi dalam pelaksanaan tugas dan menjadi acuan dalam pengambilan keputusan.
Surat dinas resmi perintah juga dapat digunakan sebagai bukti dalam proses pengawasan dan evaluasi kinerja.
Namun, penting diingat bahwa surat dinas resmi perintah harus ditulis dengan jelas, sistematis dan mudah dipahami.