Surat dinas merupakan salah satu jenis surat resmi yang digunakan dalam lingkungan organisasi atau perusahaan.
Kehadirannya sangatlah penting, karena...
Surat dinas digunakan untuk menyampaikan instruksi, laporan, atau permintaan dari pihak yang satu kepada pihak lain yang berada dalam lingkungan yang sama.
Tujuan dari penulisan surat dinas adalah untuk menyampaikan informasi yang jelas dan tepat sasaran serta menjaga tingkat formalitas yang diperlukan dalam lingkungan organisasi atau perusahaan.
Struktur Surat Dinas
Surat dinas memiliki struktur yang sederhana namun tetap harus mengikuti aturan yang berlaku.
Bagian-bagian yang harus ada dalam surat dinas antara lain:
- Alamat pengirim (dari)
- Alamat penerima (kepada)
- Lampiran (jika ada)
- Nomor surat
- Tanggal surat
- Perihal
- Isi surat
- Penutup (salam penutup dan tanda tangan)
Contoh surat dinas yang baik adalah surat yang mengikuti struktur di atas dengan benar dan menyampaikan informasi yang jelas dan tepat sasaran.
Maksudnya... singkat, padat, tidak bertele-tele, dan mudah dipahami.
Contoh Surat Dinas Pemberitahuan
Pada artikel tentang contoh surat dinas resmi, kita sudah melihat contoh surat dinas resmi perintah.
Sekarang, kita coba buat surat dinas resmi pemberitahuan ya!
Contoh formatnya adalah sebagai berikut:
Buat kamu yang ingin copas, silahkan tengok surat dinas resmi contoh di atas dalam bentuk tulisan yang diwarnai biru di bawah ini ya:
Bandung, 30 Januari 2023
Nomor : 440 / 7181 / KD.D
Lampiran :
Perihal : Pemberitahuan Bulan Ramadhan 2023
Kepada Yth.
Orang Tua Siswa SMA SuratPedia
Di tempat
Dengan hormat,
Sebagaimana diketahui, bulan Ramadhan 2023 akan segera tiba. Dalam rangka meningkatkan kualitas pendidikan dan menjaga kelangsungan proses belajar mengajar, SMA SuratPedia mengumumkan bahwa selama bulan Ramadhan 2023, sekolah tidak akan diliburkan.
Kami memahami bahwa bulan Ramadhan adalah waktu yang sangat penting bagi umat muslim, dan kami berharap bahwa dengan tidak diliburkannya sekolah selama bulan tersebut, siswa dapat tetap mengikuti proses belajar mengajar dengan baik dan memberikan kontribusi positif dalam kegiatan keagamaan yang diadakan di rumah.
Kami juga menyadari bahwa ini mungkin akan menimbulkan kesulitan bagi beberapa orang tua. Oleh karena itu, kami akan berkoordinasi dengan guru-guru siswa untuk menyediakan dukungan yang diperlukan agar siswa dapat mengikuti proses belajar mengajar dengan baik.
Kami berharap dapat mendapatkan dukungan dan kerja sama dari semua orang tua siswa dalam menjaga kelangsungan proses belajar mengajar selama bulan Ramadhan 2023.
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Salam,
Dr. Aceng Fammy
Kepala Sekolah SMA SuratPedia
Note: silahkan edit dan sesuaikan dengan format seperti halnya pada gambar contoh surat resmi di atas ya!
Tata Bahasa yang Digunakan Dalam Surat Dinas
Penggunaan bahasa yang sesuai dengan tingkat formalitas adalah hal yang penting dalam penulisan surat dinas.
Penggunaan bahasa yang sopan dan tidak mengandung unsur kesantunan yang rendah diperlukan dalam lingkungan organisasi atau perusahaan.
Penggunaan kata-kata yang tepat juga sangat penting dalam penulisan surat dinas.
Penggunaan kata-kata yang ambigu atau kurang jelas dapat menyebabkan kesalahpahaman dalam komunikasi.
Tata Cara Penandatanganan Surat Dinas
Persyaratan yang harus dipenuhi dalam penandatanganan surat dinas meliputi:
- Surat dinas harus sudah ditulis dengan baik dan sesuai dengan struktur yang berlaku
- Surat dinas harus sudah dibaca dan dikoreksi sebelum ditandatangani
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam penandatanganan surat dinas adalah:
- Menandatangani surat dinas di bagian bawah setelah kalimat penutup
- Mencantumkan nama lengkap dan jabatan dari pihak yang menandatangani surat dinas.
Kesimpulan
Jadi...
Tata cara penulisan surat dinas yang benar adalah mengikuti struktur yang sesuai, menggunakan bahasa yang tepat dengan tingkat formalitas, dan menggunakan kata-kata yang mudah dimengerti di saat yang bersamaan.
Penandatanganan surat dinas juga harus dilakukan dengan memenuhi persyaratan yang ditentukan dan melakukan langkah-langkah yang sudah kita bahas secara panjang lebar di atas.
Saran untuk penulisan surat dinas di masa yang akan datang adalah untuk selalu memperhatikan struktur dan tata bahasa yang digunakan serta menjaga tingkat formalitas yang diperlukan dalam lingkungan organisasi atau perusahaan.
Selain itu, selalu pastikan untuk melakukan revisi dan koreksi sebelum menandatangani surat dinas untuk menghindari kesalahan yang mungkin terjadi.